Optimiza tu tiempo y el de tus colaboradores realizando reuniones que sean realmente de utilidad para todos los que asistan a ellas.
1- Ante todo puntualidad
Establece una hora de inicio y fin de la reunión, y esfuérzate porque estos tiempos se cumplan. Así las personas tendrán claro cuántas horas de su jornada laboral tendrán ocupadas y así les será más sencillo organizar las labores del día en el tiempo restante. Además, iniciar una reunión a la hora pactada es muestra de seriedad y buena organización. Ingresa tu hoja de vida aquí y encuentra el trabajo anhelado.
2- Objetivos claros
Planea con anterioridad los puntos que se tratarán dentro del comité. Así tendrás una guía que no te permitirá salirte de los objetivos, evitando desviaciones o caer en temas que no son relevantes en el momento. Procura que la información entregada a tus colaboradores sea importante y relevante. Aquí está tu próximo trabajo.
3- Dentro del horario laboral
Si citas a una reunión es porque el tema es de total trascendencia para la organización. Así que lo más justo es que esta sea planeada dentro del horario laboral de la empresa; evita citar a tus empleados más temprano de su hora de entrada o luego de su hora de salida. Respetar los tiempos de descanso de las personas que trabajan junto a ti es fundamental para el buen ambiente laboral.
4- Tono cordial y conciliatorio
Sin importar los motivos por los que se cite la reunión, tu actitud siempre debe ser amable y respetuosa. Recuerda que para demostrar autoridad no es necesario hablar con tono fuerte o de forma despectiva; utilizando el lenguaje adecuado, lograrás tu objetivo sin ofender a nadie y sin crear un ambiente tenso. Aquí está el trabajo adecuado para tu perfil.
5- Valora la opinión de tus colaboradores
La idea de citar a una reunión es que exista interacción dentro de las diferentes personas que son citadas a ella. Escuchar opiniones hará que tomes mejores decisiones sobre un tema, debido a que conocerás de primera mano los diferentes puntos de vista que tienen los trabajadores del lugar. Si planeas una reunión en la que solo hable una persona, lo mejor es que envíes un correo electrónico con la información y les ahorres tiempo a todos. ¿Qué opinas de esta oportunidad?
6- Concentración y respeto
Cada una de las personas que se encuentre en la reunión debe estar concentrada en lo que ocurre allí. Invítalas a desconectarse por un momento de sus celulares y demás aparatos tecnológicos; así estarán concentradas en los puntos más importantes de la reunión y realizar aportes de valor a la misma.
7- Seguimiento a las decisiones tomadas
Las reuniones son útiles cuando se plantean cambios positivos y acuerdos que mejoren el funcionamiento de la organización o de algún proceso. Por eso es importante que queden claros los compromisos que cada persona asumirá y que alguien haga seguimiento al cumplimiento de los mismos.