Puntos claves a tener en cuenta para que esta modalidad tenga mejores resultados con las condiciones adecuadas para la seguridad en casa.
El teletrabajo se ha transformado de una necesidad como medida de prevención en medio de la pandemia por el COVID-19, a convertirse en una oportunidad gigante para las organizaciones y para los propios teletrabajadores, por lo que es determinante reconocer cuáles son los requisitos y soluciones tecnológicas para llevarlo a cabo de manera más eficiente.
Antes que nada, se debe evaluar aspectos específicos para entender los requerimientos que se deben tener en cuenta en cada uno de los casos. Lo primero es establecer las aplicaciones requeridas por el teletrabajador para cada solución y gracias a ello, identificar los dispositivos adecuados para su funcionamiento y, de acuerdo a eso, los medios de comunicación para su uso.
Una vez definidos el dispositivo, aplicaciones y medios de comunicación, la compañía determina el canal según su infraestructura y su cantidad de teletrabajadores. Para finalizar, se identifican los mecanismos de seguridad adecuados para la solución.
Aspectos técnicos
Con los puntos anteriores resulta imposible establecer parámetros estándar para todas las organizaciones pues cada una va a tener necesidades diferentes. Lo cierto es que hay algunos requerimientos que suelen acomodarse comúnmente a la situación de la mayoría de empresas, tanto públicas como privadas.
Entre las soluciones tecnológicas más habituales están:
- Sistemas de telefonía.
- Sistemas de videoconferencia.
- Virtualización de escritorios.
- Acceso a base de datos y sistemas de información.
- Sistemas de teletransparencia.
- Software de colaboración.
- Correo electrónico corporativo.
- Sistema de customer relationship management (CRM, por sus siglas en inglés).
Cada una de estas soluciones tecnológicas, tienen necesidades puntuales:
- Sistema de telefonía: telefonía IP y comunicaciones unificadas.
- Sistema de videoconferencia: audio y video.
- Virtualización de escritorios: movilidad, disponibilidad de la información y seguridad.
- Acceso a base de datos y sistemas de información: redes VPN y navegadores de internet.
- Sistemas de teletransparencia: HD y presencia virtual.
- Software de colaboración: seguimiento y trabajo colaborativo.
- Correo electrónico corporativo: comunicación bidireccional y seguridad.
Diferentes perfiles
Un aspecto determinante para el teletrabajo es la diferencia que existe entre los tipos de teletrabajadores tanto en empresas públicas como privadas, en donde se pueden identificar el que se desempeña fuera de la organización y a veces asiste a reuniones (autónomo), el que no tiene un lugar establecidos está permanentemente fuera de la oficina al trabajar con herramientas tecnológicas (móviles) y los que cumplen su función dos o tres días fuera de la empresa (suplementario).
Si bien, cada uno de estos teletrabajadores tiene necesidades distintas que en cada uno de los casos se ajustan de manera muy puntual, existen algunos requerimientos entre las soluciones tecnológicas que son generales y específicos para todas las personas que ejecutan sus labores fuera de oficina.
Las principales sobresalen tener un canal de Banda Ancha, mensajería instantánea, un computador que puede ser portátil o de escritorio, tener correo electrónico y en términos de infraestructura, contar con todos los servicios en la nube.
El teletrabajo dejó de ser una solución temporal en medio de la pandemia por el COVID-19 para ajustarse cada vez más a la denominada nueva normalidad y es por eso que el Ministerio de las TIC ha sido uno de los promotores de esta modalidad, que ha funcionado de maneras muy distintas para cada uno de los colaboradores. Aun así, lo que ha quedado claro la importancia que tiene ese tipo de respaldos de la nueva tecnología para permitir que se siga fortaleciendo este tipo de trabajo remoto en las organizaciones de Colombia.