El teletrabajo se impulsó desde la aparición del Covid-19 y aunque llegará el momento que se controlará esta emergencia sanitaria, la modalidad para trabajar de forma remota se quedará y seguirá siendo tendencia.

La idea no era que el teletrabajo tomara fuerza en Colombia a partir de la necesidad de respetar el aislamiento obligatorio para evitar la expansión del coronavirus, pero ocurrió y hay que verlo como una oportunidad. 

Se debe tener en cuenta que el teletrabajo no desplaza todas las actividades laborales, pero sí se necesita una adecuada transición  para que las herramientas, software y métodos de trabajo sean una experiencia fluida y satisfactoria. 

Los siguientes son algunos consejos de Zoho, especialistas en asistencia remota por medio de software, para que las empresas y los empleados aprovechen al máximo la tecnología:

• Comunicar no aislar: las aplicaciones de mensajería instantánea han recorrido un largo camino y su funcionalidad va más allá de los mensajes de texto. Las asociaciones de telefonía han permitido mejores llamadas de audio y video directamente desde las aplicaciones de chat. El software para reuniones y las herramientas de presentación permiten una conexión fácil entre distintos puntos, lo cual gana importancia a medida que los trabajadores de oficina se adaptan a menor interacción y colaboración cara a cara.

Gran parte del día implica socializar, divertirse con los compañeros de trabajo y las aplicaciones de chat, así como los tableros de mensajes de la oficina, que además pueden ser tan poderosos para fomentar la comunidad como lo son para aumentar la productividad. Los grupos que permiten, por ejemplo, emojis o gifs de reacción pueden parecer innecesarios o auxiliares para hacer el trabajo. Sin embargo, sin ellos, el teletrabajo parecería un aislamiento eterno.

• Simplificar procesos: varias empresas utilizan herramientas de productividad y colaboración en la nube. Sin embargo, algunas deberán adoptar una plataforma completa y robusta para satisfacer las necesidades de sus nuevos trabajadores remotos. Si el sistema operativo de una compañía incluye aplicaciones de diferentes desarrolladores o las integraciones no son lo suficientemente estrechas entre ellas, los usuarios tendrán problemas para migrar, encontrar u organizar datos de forma centralizada. Esto afectaría directamente la capacidad de un equipo de ventas para obtener información del cliente, por ejemplo.

Tener un modelo de datos unificado, así como software de automatización de procesos que abarque el negocio completo, permite que personas de todos los departamentos trabajen en lo mismo en tiempo real. En general, cuanto más fluida sea una plataforma de negocios, menos confusión general habrá en todos los niveles, y esto se vuelve extremadamente crítico para una organización con una fuerza de trabajo remota.

• Reclutamiento: en lugar de ver el teletrabajo como un factor limitante, las empresas deben considerar que la adopción de software empresarial facilita el reclutamiento de talentos de cualquier parte del mundo, acceder a expertos en la materia y colaboradores que de otro modo no estaría disponibles. 

Esos trabajadores y expertos remotos pueden ayudar a un negocio con la misma eficacia que si trabajaran en las mismas oficinas. Para las empresas que son nuevas en adoptar el teletrabajo o están expandiendo su fuerza laboral remota, deben probar diferentes soluciones para encontrar lo que funciona mejor para su organización.

• Confianza y adopción: las personas se enorgullecen de sus empresas, con ese orgullo frecuentemente viene la sensación de que si la empresa llegó hasta donde está, así es como debe mantenerse en el futuro. Para las empresas heredadas, eso significa salas de conferencias y reuniones alrededor de la mesa del almuerzo. Ese tipo de interacciones son valiosas, sin duda, pero como ahora, no siempre es posible realizarlas. 

Además, no son necesarias si las herramientas adecuadas están disponibles y así es. Las empresas de la vieja escuela deben buscar empleados internos para evangelizar el uso de soluciones para el trabajo remoto. Nuevamente, la adopción es crucial. Lo que se necesita es que las empresas confíen en la tecnología para tener una fuerza laboral remota y que los empleados adopten un «futuro del trabajo» que ya está aquí.

Recuerda que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), junto con el Ministerio del Trabajo (MinTrabajo), brindan en sus portales gubernamentales y de manera gratuita, acompañamiento técnico a entidades públicas y privadas en la implementación del teletrabajo a través de asesorías, conferencias y talleres virtuales.